Blog
Werkkostenregeling
Eerder klom ik in de pen om de werkkostenregeling helder uiteen te zetten. De basis van de werkkostenregeling is niet veranderd, wel zijn de getallen en percentages wat gewijzigd dus lees verder om je geheugen wat op te frissen!
Hoe zat het ook alweer?
Hoe zat het ook alweer en wat zijn de mogelijkheden? In beginsel zijn alle verstrekkingen vanuit de werkgever aan de werknemer loon. Echter wordt niet alles op deze manier belast en dit vind je terug in de werkkostenregeling. In 2023 is de vrije ruimte 3 procent (wordt in 2024 1,92%) van de loonsom voor zover deze niet meer bedraagt dan €400.000,-. Als de loonsom hoger is dan €400.000,- dan is de vergoeding 1,18 procent (blijft in 2024 1,18 procent). Over dit deel betaal je als werkgever geen loonbelasting. Alles wat daarboven wordt vergoed, is belast tegen een eindheffing van 80 procent. Maar niet alles valt onder de vrije ruimte, lees hieronder verder.
1. Intermediaire kosten
Dit zijn kosten die een werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Een voorbeeld hiervan kan zijn; de werknemer gaat in opdracht van de werkgever naar de bouwmarkt om werkmateriaal te halen en schiet dit privé voor. Vervolgens declareert de werknemer deze bon en vergoedt de werkgever de kosten. Over deze vergoeding is geen belasting verschuldigd en dit bedrag komt ook niet ten laste van de vrije ruimte.
2. Gerichte vrijstelling
Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit gaat niet ten koste van de vrije ruimte als er wordt voldaan aan de voorwaarden. Veel voorkomende voorbeelden zijn:
- Reiskostenvergoeding tot maximaal €0,21 per kilometer (wordt in 2024 €0,23 per kilometer);
- Cursussen en opleidingen;
- Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
- Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur mits deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium*.
*informeer bij jouw administratie adviseur naar de voorwaarden.
3. Nihil waardering
Nihil waarderingen kunnen worden gezien als voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek. Hierbij kun je denken aan koffie en thee (indien deze geen deel uitmaken van een maaltijd) maar ook de volgende voorzieningen worden gezien als nihil waardering:
- Inrichting van de werkplek; daarbij kun je dus denken aan het bureau, de stoel en een vaste computer. Eigenlijk alles wat een werknemer nodig heeft om zijn of haar werk uit te kunnen voeren;
- Bedrijfskleding die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer en nagenoeg alleen gedragen wordt tijdens werktijd. Voorbeeld hiervan is een uniform of kleding met bedrijfslogo’s;
- Bedrijfsfitness met als voorwaarde dat de fitness wordt gegeven op de werkplek en dus geen abonnement bij een lokale sportschool.
Als de vergoeding niet in één van bovenstaande categorieën valt dan komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Zoals ik eerder schreef is de vrije ruimte tot een loonsom van €400.000,- 3%. Dat betekent dat je bij een loonsom van €400.000,- tot €12.000,- vrij kunt vergoeden mits je binnen de gebruikelijkheidstoets blijft. Dit bedrag wordt door de fiscus gesteld op €2.400,- per werknemer en mag niet meer dan 30 procent afwijken van vergelijkbare situaties. Het bedrag dat wordt besteed aan vergoedingen buiten de vrije ruimte, wordt belast tegen een eindheffing van 80 procent.
Met het aanbreken van het laatste kwartaal van het jaar 2023 merken wij vanuit de praktijk dat het aantal advertenties over pakketten voor de feestdagen toeneemt. Ik kan mij voorstellen dat je je als werkgever afvraagt; wat is er allemaal mogelijk? Het geven van bijvoorbeeld een kerstpakket valt volledig in de vrije ruimte. De vrije ruimte biedt voor jou als werkgever de kans om aan je werknemers je blijk van waardering te geven. Let wel op: laat je vooraf goed informeren om hoge onvoorziene naheffingen te voorkomen.
Heb je vragen over de werkkostenregeling of wil je weten wat je in 2023 nog kunt verstrekken aan je werknemers? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.
Kimberley van der Meijs- Lankester RB
Specialist MKB